La demande de prise en charge OPCO se dépose par l'entreprise, avant le début de la formation

La loi ne fixe ni délai de dépôt ni liste de pièces

L'article L6332-17 du code du travail charge l'OPCO de financer, pour les entreprises de moins de 50 salariés, les coûts des actions du plan de développement des compétences, la rémunération du salarié en formation et les frais annexes. Il ajoute que « les modalités et priorités de prise en charge de ces frais sont définies par le conseil d'administration de l'opérateur de compétences ». Le portail, le délai et les justificatifs relèvent donc des conditions générales de chaque OPCO, d'où les écarts du tableau plus bas.

Quelques règles valent partout. L'organisme de formation financé par un OPCO doit être certifié Qualiopi (article L6316-1). Une convention lie l'entreprise et l'organisme, mais un devis approuvé peut en tenir lieu s'il en reprend les mentions : intitulé, objectif, contenu, durée, période, modalités de suivi, prix et modalités de règlement (article D6353-1). Le paiement intervient après l'exécution de la formation, avec une avance possible limitée à 30 % du prix convenu en cas d'échelonnement (article R6332-25).

Les OPCO rappellent aussi que seul leur écrit les engage. ATLAS l'écrit ainsi : « Seul l'accord écrit d'Atlas vaut engagement de financement ». Une inscription auprès de l'organisme ou une convention signée avec lui ne vaut pas accord de l'OPCO.

Les financements sont accordés dans la limite des fonds disponibles, et les règles appliquées sont celles en vigueur le jour où l'OPCO reçoit la demande, pas le jour où la formation commence.

Huit étapes, de la vérification de l'OPCO à l'archivage des pièces

Les étapes suivent l'ordre dans lequel un responsable RH ou un dirigeant les vit. Les délais cités sont ceux que publient les OPCO dans leurs conditions générales 2026.

1. Avant la formation, étape 1

   Vérifier votre OPCO

   L'OPCO dépend de la convention collective de l'entreprise, identifiée par son IDCC. Sans certitude, vérifiez-le avec votre SIRET avant d'ouvrir un compte sur le mauvais portail : comment trouver son OPCO.

2. Avant la formation, étape 2

   Réunir le devis signé et le programme

   Demandez à l'organisme, certifié Qualiopi, un devis ou une convention signés par les deux parties et le programme de la formation. AKTO demande un programme contenant « les objectifs, le contenu, la durée, les modalités de formation » et accepte un devis signé des deux parties s'il comporte ces informations. L'AFDAS prévient que l'absence du programme, du calendrier et du devis « ne permet pas la validation de la demande de prise en charge ». L'Opcommerce exige en plus le numéro de sécurité sociale du salarié pour toute demande sur le plan de développement des compétences.

3. Avant la formation, étape 3

   Déposer la demande vous-même, une par action

   Sur le portail de votre OPCO, dans le délai qu'il fixe (tableau ci-dessous). Uniformation résume la règle : une demande par action de formation, avec plusieurs salariés sur la même demande s'ils suivent la même action (thème, prestataire et dates identiques). Ne confiez pas vos identifiants : l'AFDAS interdit de les communiquer « à un prestataire ou à tout tiers » et laisse à l'entreprise « l'entière responsabilité de l'utilisation de ses accès ».

4. Avant la formation, étape 4

   Répondre vite aux demandes de pièces

   OPCO EP laisse 10 jours ouvrés pour répondre. L'Opcommerce relance à 8 jours puis à 30 jours, avant d'annuler la demande, et clôture les demandes que l'entreprise n'a pas validées trois mois après leur dépôt.

5. Avant la formation, étape 5

   Lire l'accord dès sa réception

   Vérifiez le montant accordé, les dates, les stagiaires et la façon dont l'organisme sera payé. Chez L'Opcommerce, l'entreprise a quinze jours après la notification pour contester : « Passé ce délai, les conditions et montants mentionnés dans son accord deviennent définitifs. »

6. Pendant la formation, étape 6

   Confirmer le départ et signaler tout changement

   Uniformation demande de confirmer par un formulaire que la formation a démarré, faute de quoi l'accord est clôturé. Un report, une absence, un arrêt maladie ou le départ du salarié se signalent dans les 10 jours chez OPCO 2i, dans le mois chez OPCO EP, sans délai chez AKTO. ATLAS et L'Opcommerce limitent un report à 3 mois. ATLAS, OCAPIAT, Constructys et OPCO Santé demandent des feuilles d'émargement signées par demi-journée.

7. Après la formation, étape 7

   Envoyer le certificat de réalisation et la facture

   Dans le délai de l'OPCO, qui va de 30 jours après la fin chez OPCO EP à 6 mois chez OPCO Santé. Seules les heures prévues, réalisées et justifiées sont payées. Chez OPCO 2i, plus d'une heure d'absence d'un participant vaut prestation non réalisée. Constructys, OCAPIAT et L'Opcommerce annoncent un paiement sous 30 jours une fois le dossier complet.

8. Après la formation, étape 8

   Conserver les pièces six ans au moins

   Six ans chez OPCO 2i, OPCO EP, Constructys, L'Opcommerce et OPCO Santé, quinze ans chez OCAPIAT, trois ans chez ATLAS hors fonds publics. Si une pièce manque lors d'un contrôle, l'OPCO ne prend pas en charge les dépenses en cause (article R6332-26).

Deux calendriers, calculés à partir des règles publiées

Chez AKTO, pour une formation qui démarre le lundi 2 novembre 2026, la demande part au plus tard le 3 octobre 2026, soit 30 jours calendaires avant. Si la formation se termine le 13 novembre, les justificatifs sont attendus au plus tard le 13 janvier 2027, et la facture par défaut le 13 décembre.

Chez Uniformation, pour une formation qui démarre le 7 décembre 2026, la demande complète doit arriver au plus tard le 7 novembre, et en tout cas avant la date limite du 10 décembre.

Quinze jours chez Constructys, un mois chez Uniformation : chaque OPCO a son délai

Le délai de dépôt, la date limite de l'année et le délai pour envoyer les justificatifs, OPCO par OPCO. Quand une information n'est pas publiée, la fiche de l'OPCO sur ce site détaille ses autres règles.

Délais après la fin de la formation. Sources : conditions générales 2026 de chaque OPCO et pages de dépôt d'AKTO, d'Uniformation, d'OCAPIAT et d'OPCO Mobilités, consultées le 23 septembre 2026.

Chez OPCO 2i, l'organisme de formation ne peut jamais déposer à votre place

La demande est celle de l'entreprise. Certains OPCO permettent à l'organisme de formation de la saisir, à condition d'un mandat écrit ou d'un accès prévu pour lui. OPCO 2i l'interdit sans exception.

Sources : conditions générales 2026 des OPCO et charte d'OPCO 2i, consultées le 23 septembre 2026. Pour tous les OPCO, un refus doit être motivé et notifié dans les deux mois (article R6332-24).

Confier ses identifiants à l'organisme expose à un refus. Chez AKTO, le défaut de mandat « constitue un motif de refus de prise en charge ou d'annulation d'un accord de prise en charge déjà transmis ». OPCO 2i rappelle les articles 323-1 et suivants du code pénal.

Depuis le 1er octobre 2026, l'OPCO ne paie plus toujours l'organisme directement

Les OPCO sont désormais assujettis à la TVA sur certains services. Leur communiqué commun du 16 avril 2026 en tire la conséquence : la récupération de la TVA « vient impacter les pratiques pour la prise en charge des dépenses de formation ». Le paiement direct de l'organisme par l'OPCO, la subrogation, n'est plus systématique. Le même communiqué précise qu'OPCO Santé et Uniformation ne sont pas concernés.

Sans subrogation, l'entreprise règle elle-même l'organisme, puis se fait rembourser par l'OPCO ; Constructys calcule ce remboursement sur le montant hors taxe. Mélanger plan légal et fonds conventionnels ou volontaires sur un même dossier peut faire perdre le paiement direct, comme chez L'Opcommerce pour les actions cofinancées. Les règles de chaque OPCO sont détaillées sur la page consacrée à la subrogation.

Un refus doit être motivé et notifié dans les deux mois

Tous les OPCO sont tenus par la même règle, posée par le code du travail.

Les motifs de refus écrits par les OPCO

Pour les fonds conventionnels, AKTO réserve ses accords aux entreprises à jour de leur contribution conventionnelle.

Demander les motifs, puis corriger ou contester

Premier réflexe : obtenir les motifs, que la loi impose. OPCO 2i le prévoit : « L'entreprise peut solliciter des informations complémentaires sur les motifs du refus. » Si le délai le permet, corrigez et redéposez, en sachant que la nouvelle demande est examinée selon les règles en vigueur à sa date. Cinq OPCO publient une voie de recours interne.

Sources : conditions générales 2026 d'ATLAS, d'OCAPIAT, d'OPCO Santé, de L'Opcommerce et conditions générales des contrôles d'OPCO Mobilités, consultées le 23 septembre 2026.